Отчёт
Отчёт -- это документ, который описывает положение дел и события или их отсутствие для целевых потребителей отчёта. Отчётность -- это либо совокупность всех требуемых отчётов, либо деятельность по их созданию. Целевые потребители либо запрашивают отчётность, либо её ожидают.
Отчёты -- это существенная часть работы аналитиков, руководителей, инспекторов и тестировщиков. Топ-менеджеры корпораций отчитываются перед акционерами и правительством. Инженеры и операторы информируют о состоянии оборудования, логистики, заказов, производства, поставки и других операционных данных. Торговые представители сообщают о своем взаимодействии с покупателями. Ученые докладывают о результатах своих исследований. Отчёты -- это неотъемлемая составная работы практически всех, кто работает с проектами и в профессиях, которые имеют дело с изменяющейся обстановкой.
В нашу цифровую эпоху электронные устройства автоматически создают, возможно, подавляющее большинство всех отчётов. Данные карт дорожного движения могут объединять миллиарды отчётов, создаваемых оборудованием, оснащенным системами глобального позиционирования (global positioning system или GPS).
Вычислительные серверы Брацка Облака регулярно отправляют отчёты в Оплёт, а промежуточное программное обеспечение отправляет свои данные обратно на серверы по их запросам. Каждый раз, когда пользователь заходит на новый веб-сайт, веб-браузер сообщает о его/её клике веб-серверам. Каждый раз, когда кто-то нажимает на любую клавишу, клавиатура отчитывается об этом клике операционной системе смартфона, планшета, настольного компьютера или другого вычислительного устройства.
Любой отчёт -- это изделие или продукт, работы одного или нескольких создателей. Производство отчёта людьми является разработкой. Подготовка такого документа к определённому сроку -- это проект.
Содержание
Способы работы над отчётом
Как и любая разработка, работа над отчётом производится плановым или оперативным способом.
- Плановая (Waterfall) разработка отчёта начинается с поручения администрации. Наиболее комплексные отчёты готовятся составителями (drafter), затем редактируются руководителями, одобряются или визируются ответственными, согласовываются с заинтересованными сторонами и утверждаются администрацией. Процесс может быть физическим (бумага, подписи, штампы) или электронным.
- Если составителей несколько, то один составитель отсылает другому свой вариант и другой начинает правки после этого. Новый этап не начинается, пока предыдущий не завершён. Контроль всех его этапов производится либо вручную, либо автоматически системой управления производственным процессом (workflow). Система настраивается администраторами; их участие требуется для её перенастройки, если процесс изменяется. В брацких приладах, эту систему можно найти в Брацкой Справе.
- Оперативная (Agile) разработка начинается любым из создателей. Для разработки задействуются система совместной работы над документами, либо облачный текстовый редактор, либо вики-движок. Таким образом, разработка ведётся параллельно если создателей несколько. Вики-движки можно найти во многих брацких приладах, включая Брацку Правку и Брацку Крынку.
Оперативная разработка не требует ожидания черновиков от другого разработчика, потому может дать результаты быстрее. Официальные же документы должны быть проверены и утверждены перед публикацией. Авторам этого лектио неизвестно ни одного официального сайта политического деятеля, например, который был бы реализован на вики-движке.
В то же время, разработку одного и того же документа можно разбить на оперативный и плановый проект. То есть разработка может начинаться оперативно в закрытом от публики режиме, но опубликование документа будет уже плановым проектом.
Отчёты могут также создаваться автоматически обработчиком шаблонов (template processor) или аналогичными цифровыми системами. Этот функционал также присутствует в Брацкой Справе.
Характеристики отчётов
Отчёты сообщают результаты исследований, тестировок, разработок или других проектов, служат справочной информацией, предоставляют список инструкций или процедур, оценивают применимость, осуществимость и целесообразность внедрения новой технологии и содержат подробные технические характеристики систем, функций, характеристик и работ.
Для достижения своих целей, отчёты разделяют на следующие характеристики:
- Формат обеспечивает быстрое сообщение результатов новых исследований.
- Отчеты рассылаются целевой аудитории напрямую. Они могут содержать специальные термины и могут быть рассчитаны на тех потребителей, которые разбираются в технической стороне вопроса.
- Отчеты включают подробную методологию и данные.
- Корпоративное авторство обычно подчеркивается.
Из-за своих целей и характеристик, отчёты обычно оказываются сухими и излишне детализованными документами. Чтобы представить данные отчётов клиентам и другим заинтересованным лицам, предприятия делают доклады (white paper).
Свойства Отчётов
Отчёты характеризуются многими свойствами, которые можно сгруппировать в своевременность, полноту, фактичность, адресность и удобство пользования.
- Своевременность отчёта -- это свойство получения отчёта в поставленные сроки. Время отправки может требоваться либо получателем отчёта, либо отправителем, чтобы своевременно получить реакцию получателя на отчёт. В идеальном мире, отчёт должен появляться до того, как его данные необходимы получателю, а ответ на отчёт -- до того момента, когда реакция получателя отчёта нужна отправителю.
- Полнота отчета указывает на присутствие в нём необходимых атрибутов. Полные отчёты предоставляют своим потребителям столько данных, сколько для конкретной целевой аудитории необходимо.
- Фактичность свидетельствует о доле фактических данных об отчёте. Фактические отчёты основаны на чёткой проверенной информации; они представляют собой объективное изложение фактов. Наоборот, предвзятые отчёты основаны на мнениях, пристрастиях, предубеждениях и взглядах. Предвзятость может исходить либо из природы автора, либо желания автора манипулировать потребителем отчёта.
- Адресность отражает обращение к конкретной целевой аудитории. Хорошо адресованные отчёты, например, разъяснят жаргон и ту терминологию, с которой аудитория не знакома.
- Удобство пользователя (usability; в русском сленге -- "юзабилити") -- это практичность пользованием отчётом для пользователя. Заголовки, разбиение на разделы, названия разделов, длина предложений, количество причастных и деепричастных оборотов, наличие содержания разделов, краткого изложения содержимого отчёта и разъяснения терминов являются элементами удобства пользования.
